Vaste reiskostenvergoeding: doorbetalen of stoppen
Normaal gesproken mag je een vaste reiskostenvergoeding belastingvrij doorbetalen tot 6 weken nadat het reisgedrag van een werknemer is veranderd. Maar, door de Coronacrisis heeft de overheid deze regel versoepeld. Ook na die 6 weken betaal je geen belasting over de vaste reiskostenvergoeding. Deze versoepeling zou op 1 januari 2021 stoppen, maar is verlengd tot 1 februari 2021 door de nieuwe lockdown. Onze HR-adviseur vertelt je graag meer.
Voor het laatst bijgewerkt in januari 2021
Hoeveel organisaties betalen nog een vaste reiskostenvergoeding?
Uit onderzoek van AWVN blijkt dat 46% van de werkgevers op dit moment nog steeds de vaste reiskostenvergoeding (woon/werk) betaalt voor de dagen waarop een medewerker thuiswerkt. Deze vaste dagelijkse reiskostenvergoeding is uit de tijd, omdat die nu zorgt voor oneerlijke verschillen tussen medewerkers. Woon je ver van je werk? Dan krijg je meer vergoeding dan een collega die dichtbij kantoor woont. Terwijl jullie misschien allebei thuiswerken.
De versoepeling door de coronacrisis
Je mag een vaste reiskostenvergoeding dus normaalgesproken belastingvrij doorbetalen tot 6 weken nadat het reisgedrag van een werknemer is veranderd. Door de coronacrisis geldt vanaf mei 2020 de volgende versoepeling:
- Je mag de vaste reiskostenvergoeding in ieder geval tot 1 februari belastingvrij doorbetalen.
- Ook als het reisgedrag van je werknemers is veranderd door het thuiswerken.
- Let op: het gaat alleen om vaste vergoedingen die jij al vóór 13 maart 2020 hebt afgesproken met je werknemer(s).
Hoe gaat het vanaf 1 februari?
In januari 2021 bepaalt de overheid hoe zij na 1 februari 2021 wil omgaan met de belastingvrije, vaste reiskostenvergoedingen. Waarschijnlijk mag je vanaf 1 februari alleen nog de daadwerkelijke reisdagen belastingvrij vergoeden, tot een bedrag van maximaal 19 cent per kilometer.
Uitzondering: alleen als je werknemer 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag je wél een belastingvrije, vaste reiskostenvergoeding betalen.
Declareren of nacalculeren
De kans is groot dat je werknemers door de coronacrisis niet 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar kantoor reizen. Je kan de reiskosten die ze wel maken dan vergoeden op basis van declaratie of nacalculatie. Zo klopt de vergoeding met het daadwerkelijke reisgedrag.
Een tip: zorg dat je administratie op orde is.
De dagen waarop je werknemers daadwerkelijk reizen, moet je kunnen aantonen aan de Belastingdienst. Het is daarom belangrijk om het reisgedrag vanaf 1 februari goed in kaart te brengen. Wie werken er hoeveel dagen per week thuis?
Wil je stoppen met het betalen van vaste reiskosten?
Kijk in de cao, arbeidsovereenkomst en/of het bedrijfsreglement wat je hebt afgesproken over het doorbetalen en stoppen van de reiskostenvergoeding.
- Is er niks overeengekomen over doorbetalen als het reisgedrag verandert? Dan ben je volgens de wet niet verplicht om vaste reiskosten door te betalen als je werknemer de kosten niet maakt.
- Is er niks overeengekomen over het stoppen van de reiskostenvergoeding? Dan is het voldoende als je de werknemer een e-mail of brief stuurt waarin staat dat je de vaste reiskostenvergoeding stopt.
Een tip: leg goed uit waarom je de vaste reiskostenvergoeding stopt.
Als de vaste reiskostenvergoeding stopt, krijgt de werknemer minder geld. Om hiervoor begrip te krijgen, is het belangrijk dat je goed uitlegt waarom je de reiskostenvergoeding stopt. Bijvoorbeeld omdat je kosten wilt besparen om bedrijfseconomische redenen.
