De volgorde van overeenkomsten en bijlagen
Als je zakendoet met nieuwe klanten, heb je vaak meerdere overeenkomsten en/of bijlagen nodig. In welke volgorde zet je ze? Hoe zorg je ervoor dat het overzichtelijk blijft? En wat als je wilt afwijken van bepaalde bijlagen? Onze jurist Paula Hooyman geeft je graag advies.
Voeg de bijlagen toe aan je overeenkomst
Het is het makkelijkst om de bijlagen toe te voegen aan de hoofdovereenkomst en één geheel (pdf) van de overeenkomsten én de bijlagen maken. Zo voorkom je dat jouw klanten bepaalde bijlagen over het hoofd zien of kwijtraken. Maar dit is niet verplicht.
Houd de volgende rangorde aan
Dan, de rangorde. Doorgaans ga je van specifiek naar generiek. Belangrijk om te weten: hoe hoger de documenten in de rangorde, hoe belangrijker de afspraken die erin staan. Spreken afspraken in verschillende documenten elkaar tegen? Dan gelden de afspraken uit het document dat het hoogst in jouw rangorde staat.
Paula adviseert de volgende rangorde:
1. Hoofdovereenkomst
De hoofdovereenkomst (bijvoorbeeld een offerte) komt als eerste. Hierin neem je de belangrijkste afspraken (kernbedingen) op zoals de omschrijving, inhoud en scope van je diensten en producten, het tijdschema, het betalings- en factureringsschema en financiële bepalingen.
Let op: zet altijd in je hoofdovereenkomst welke bijlagen je meestuurt.
2. Service Level Agreement (SLA)
Wil je de diensten of producten die je aanbiedt en het kwaliteitsniveau uitgebreid bespreken? En wil je dit niet in de hoofdovereenkomst doen? Gebruik dan een Service Level Agreement (SLA). En voeg deze als tweede toe. Het is dus de eerste bijlage bij de hoofdovereenkomst.
3. Verwerkersovereenkomst
Als derde komt de verwerkersovereenkomst. Als je persoonsgegevens verwerkt in opdracht van je klant, moet deze bijlage erbij. De opdracht waar het om gaat, staat omschreven in de hoofdovereenkomst.
4. Algemene voorwaarden
Tot slot neem je de algemene voorwaarden op. De algemene voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en overeenkomsten waarbij je goederen/diensten levert aan je klant. Dus ook op je verwerkersovereenkomst en je eventuele SLA.
Zet afwijkingen in de hoofdovereenkomst
Neem afwijkingen op de bijlagen specifiek op in de hoofdovereenkomst. Want zoals genoemd bij 1: de afspraken die staan in de hoofdovereenkomst zijn belangrijker dan de afspraken in de bijlagen.
Twijfel je over bepaalde afwijkingen? Of weet je niet zeker of alle bijlagen op elkaar aansluiten? Onze juristen helpen je graag verder. Zo voorkom je dat je onbedoeld bepaalde garanties of verplichtingen overeenkomt.
Gerelateerde artikelen
Mediation als oplossing bij een IT-conflict
Tips van de jurist bij een conflict met de klant
