Bied een veilige werkomgeving: de vertrouwenspersoon

HRM
Vertrouwenspersoon veilige werkomgeving

Het zal je niet zijn ontgaan: grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer is momenteel volop in het nieuws. Helaas gaat het hier niet om een incident, het komt vaker voor dan we denken. Als organisatie ben je verplicht je werknemers een veilige werkomgeving te bieden. Onze HR-adviseur Lotte Romijn gaat in op de rol van een vertrouwenspersoon en licht de belangrijkste aspecten toe.  

Vertrouwenspersoon

Uit onderzoek van het College voor de Rechten van de Mens blijkt dat 16% van de Nederlandse werknemers in de afgelopen tien jaar te maken heeft gehad met seksuele intimidatie op de werkvloer. Hiervan werd bij slechts 37% van de gevallen een melding gemaakt binnen de organisatie. Het blijkt dus wel dat het lastig is voor een slachtoffer om hier open over te zijn. Een vertrouwenspersoon verlaagt deze drempel binnen een organisatie. Maar wat zijn hierin nu precies je opties?

Als organisatie ben je verplicht om je medewerkers een veilige werkomgeving te bieden, o.a. door het hebben van een beleid op psychosociale arbeidsbelasting (PSA-beleid). Onder psychosociale arbeidsbelasting valt bijvoorbeeld seksuele intimidatie, pesten en agressie. Een vertrouwenspersoon is hierin niet direct verplicht, maar wel een manier om invulling te geven aan dit beleid. Je kunt zowel voor een interne als een externe vertrouwenspersoon kiezen, of een combinatie van beide. Wat zijn de voor- en nadelen en waar moet je op letten bij het aanstellen?

Interne vertrouwenspersoon

Het voordeel van een interne vertrouwenspersoon is dat deze persoon betrokken is bij de organisatie en kennis heeft van het bedrijf en de cultuur. Maar, een intern vertrouwenspersoon kan ook de toegankelijkheid en het gevoel van vertrouwen om openlijk te praten belemmeren. Zij of hij werkt tenslotte voor dezelfde organisatie en misschien ook met dezelfde collega’s.
Let er dus op dat de vertrouwenspersoon geen ‘dubbele pet’ op heeft. Als je kiest voor iemand die als leidinggevende of als personeelsfunctionaris werkt, of in de OR zit, dan kan dit leiden tot conflicten.

Tip:
Kies een kandidaat (altijd in overleg met de OR of personeelsvertegenwoordiging) die van nature al aanspreekpunt is bij vragen of problemen of de medewerkers goed kent. Sommige organisaties starten ook een interne selectieprocedure door het openzetten van een vacature. Wanneer je kiest om intern iemand te selecteren als vertrouwenspersoon, dan is het van belang dat deze persoon goed opgeleid wordt om het werk te kunnen doen. Doe dit bijvoorbeeld met een training (bijv. met die van ArboNed).

Externe vertrouwenspersoon

Voordelen van een extern vertrouwenspersoon zijn onafhankelijkheid, deskundigheid, objectiviteit en ervaring. Nadelen zijn de extra kosten en afstand tot de organisatie.

Tip:
Zorg ervoor dat je een gecertificeerde vertrouwenspersoon kiest. Hier vind je een beroepsregister met beschikbare en gecertificeerde vertrouwenspersonen.

Sommige organisaties kiezen ervoor om met meerdere vertrouwenspersonen te werken. Dit kan voor medewerkers de drempel verlagen om met iemand in gesprek te gaan, omdat ze zelf kiezen wie ze in vertrouwen willen nemen. Geslacht, leeftijd of bijvoorbeeld afkomst kunnen een stimulerende factor zijn.

Wat verder nog belangrijk is

  1. Zorg voor bekendheid van de vertrouwensperso(o)n(en). Wie is het, hoe is zij/hij te bereiken en wat kan je ervan verwachten als medewerker?
  2. Creëer een ruimte binnen het bedrijf waarin medewerkers vertrouwelijk kunnen spreken.
  3. Voer actief beleid tegen ongewenst gedrag, waarin je ook de maatregelen benadrukt. Een 'zero-tolerance'-beleid voorkomt ongewenst gedrag. Neem protocollen en procedures over (seksueel) grensoverschrijdend gedrag en/of gedragsregels voor omgang op de werkvloer ook op in je personeelshandboek.

Model personeelshandboek

Is jouw bedrijf lid van NLdigital? Dan kun je gratis een standaard personeelshandboek downloaden. Je vindt dit handboek in het ledenportal. Je kunt dit standaarddocument gebruiken en aanvullen met specifiekere sancties, of bijvoorbeeld aangeven dat je bedrijf bij een melding een onafhankelijk onderzoek instelt.