Bedrijfsactiviteiten

VERSNEL UW BUSINESS
Hoe verzamelt u handtekeningen in uw organisatie en van uw klanten en/of leveranciers? Ondertekent u de documenten nog steeds op papier?

Met het ValidSign-platform is het gemakkelijk om uw bedrijfsprocessen te versnellen door de ondertekening te automatiseren. Het voorbereiden van een transactie om mensen van binnen of buiten uw organisatie in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel. Voeg gewoon het document/ de documenten, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en start de transactie. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. Gemakkelijk en veilig, in de meest vertrouwde Cloud.

VEREENVOUDIG HET ONDERTEKENPROCES
Met de hosted service van ValidSign kunt u andere mensen uitnodigen om documenten op elk apparaat gemakkelijk en veilig te ondertekenen. Uw documenten kunnen in een fractie van tijd gemakkelijk worden ondertekend in vergelijking tot pen en papier. Door gebruik te maken van ValidSign, vermindert u de ondertekenfouten en versterkt u uw juridische- en nalevingspositie met het meest uitgebreide elektronische bewijs. Archiveren kan automatisch in uw archief worden uitgevoerd.

STANDAARD INTEGRATIES
Met meer dan 50 standaard integraties
(connectoren) is het mogelijk documenten gemakkelijk te ondertekenen in uw eigen omgeving. ValidSign biedt bijvoorbeeld een connector voor OpenText, SAP, IBM, Sharepoint, Nintex, K2, Salesforce, Word, Microsoft Dynamics en nog veel meer.

VERBETER DE KLANTERVARING
Bedien uw klanten digitaal zonder hen te vragen de getekende documenten af te drukken, te scannen en terug te sturen. Uw klanten zullen onmiddellijk het gebruiksgemak ervaren. Het getekende contract zal teruggestuurd worden en op de juiste manier worden gearchiveerd nadat de transactie is afgerond. Door de stijgende eisen en verwachtingen van de klant, moeten bedrijven investeren in initiatieven voor klantenervaring. Een recente Forrester studie heeft aangetoond dat 92% van de bedrijven de klantenervaring als topprioriteit zien. Dus waarom worstelen zo veel bedrijven met het plannen en uitvoeren van hun klantenervarings-initiatieven?

Showcase

“ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen onze organisatie”

Utrecht, 30-1-2020. Nederlandse gemeenten hebben vandaag de dag te maken met de digitaliseringsopgave overheid. Duurzaamheid speelt hierin een belangrijke rol. Processen kunnen op verschillende manieren worden gedigitaliseerd en de digitale handtekening is hier een van. De oplossing van ValidSign ondersteunt de gemeente Utrecht sinds begin 2018 in haar digitaliseringsproces. Voor de gemeente met meer dan 1000 werknemers is de oplossing onmisbaar geworden.

Procesoptimalisatie en inzichtelijkheid
Binnen een gemeente worden enorm veel documenten ondertekend. Men heeft regelmatig te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen wanneer er meerdere ondertekenaars die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, een en hetzelfde document moeten ondertekenen. “Documenten werden voorheen opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand, per mail of post verzonden en achteraf handmatig gearchiveerd. Hierdoor bleven documenten lang liggen, raakten beschadigd of kwamen onvolledig terug. Dit gebeurt gelukkig niet meer binnen de processen waar ValidSign wordt ingezet.”, aldus Frank Visser, Functioneel beheerder bij de Gemeente Utrecht.
De Gemeente Utrecht is bij ValidSign terechtgekomen middels een inschrijving bij een Europese aanbesteding en tijdens het project “Digitaal ondertekenen extern” in 2018 zijn zij met het platform gestart. Procesoptimalisatie was in eerste instantie de aanleiding om ValidSign in te regelen. Met de digitale handtekeningoplossing kunnen documenten digitaal ter ondertekening worden uitgestuurd waardoor een heel aantal stappen uit het ondertekenproces worden geëlimineerd en de status hiervan is achteraf inzichtelijk. Er is destijds gestart¬¬¬ met een pilot voor het ondertekenproces rondom huisuitzettingen voor sociale huurwoningen. Een huurachterstand van 2 maanden kan de gemeente aanleiding geven om de huurder van een sociale huurwoning uit de woning te verwijderen. Met ValidSign kan een uitzettingsformulier direct digitaal rechtsgeldig ondertekend worden zonder dat de kans bestaat dat burgergegevens op straat komen te liggen.

Organisatie breed
“Wij realiseerden ons dat de digitale handtekening een uitkomst zou kunnen bieden aan veel meer collega’s. Het feit dat de meeste ValidSign gebruikers binnen de gemeente Utrecht de oplossing zijn gaan gebruiken door mond op mond reclame zegt eigenlijk al voldoende. Het gemak dat de oplossing brengt is ongekend. Een aantal maanden geleden is er een nieuwsitem over ValidSign geplaatst op de intranetpagina van de gemeente. Naar aanleiding hiervan stroomden er nog meer vragen over de oplossing binnen”, aldus Visser. Ali Provily en Frank Visser zijn verantwoordelijk gesteld voor de uitrol van de ondertekenoplossing binnen de gemeente Utrecht. Door de gebruiksvriendelijkheid van ValidSign hebben zij het product binnen een kort tijdsbestek goed genoeg leren kennen om het intern over te kunnen dragen aan collega’s. Zij verzorgen wekelijks minstens twee interne ValidSign demonstraties.
ValidSign wordt dan ook voor steeds meer processen ingezet binnen de Gemeente Utrecht. Allereerst zet de afdeling Inkoop de oplossing optimaal in om zowel interne- als externe documenten, waaronder inkoopcontracten ,digitaal te laten ondertekenen. Het kon bijvoorbeeld weken duren voordat een inkoopcontract rond was. Door het contract digitaal ter ondertekening te versturen wordt het binnen een paar uur afgehandeld. Mocht het toch te lang duren dan wordt er een reminder gestuurd naar de ondertekenaar zodat hij of zij het document alsnog diezelfde dag ondertekent. Ook wordt ValidSign gebruikt door de afdeling HR voor het ondertekenen van detacheringscontracten waarmee externe werknemers worden ingehuurd. Voorheen was men afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van een ondertekenaar en nu wordt het arbeidscontract digitaal verstuurd en ondertekend. Daarnaast gebruikt de afdeling Werk en Inkomen ValidSign om kasverstrekking overeenkomsten te ondertekenen. Er worden binnen de gemeente nog veel meer documenten digitaal ondertekent maar in verband met de AVG wetgeving kunnen de applicatie beheerders dit niet inzien.

De toekomst
Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen de gemeente Utrecht. Visser vertelt: “Wij hopen dat de gehele gemeente binnen nu en twee jaar digitaal zal ondertekenen met ValidSign. Ieder afdelingshoofd van de gemeente Utrecht is op de hoogte gesteld van de oplossing en draagt de oplossing steeds vaker over aan collega’s binnen zijn of haar afdeling wanneer een bepaald proces geoptimaliseerd kan worden met ValidSign”. Binnen de gemeente Utrecht wordt er gewerkt met het Enterprise Content Managementsysteem Alfresco. Wanneer de integratie met Alfresco is gerealiseerd zal dit proces alleen maar worden versneld. Documenten kunnen dan worden uitgestuurd, beheerd, en na ondertekening automatisch gearchiveerd op de juiste plek in het Enterprise Content Managementsysteem.

Duurzaam bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Al sinds 1920 vormt het bouwbedrijf het hart van de organisatie. De 350 medewerkers van de Nijs zijn samen verantwoordelijk voor de ontwikkeling van diverse bouwprojecten. Er worden rond de dertig projecten tegelijkertijd zowel zelf of samen met partners gerund. Voor de bouwprojecten combineert deze moderne bouwer, ouderwets betrouwbaar vakmanschap met innovatieve ontwikkelingen, waarin het milieu een belangrijke rol speelt. De twee B.V.’s, M.J. de Nijs en de Nijs Castricum verzorgen particuliere bouw, beheer en onderhoud. Daarnaast runt de organisatie een timmerfabriek waarin eigen kozijnen en andere houten elementen worden geproduceerd zodat zij zeker kan zijn van hoogstaande kwaliteit.

Als specialist op het gebied van binnenstedelijk bouwen aan grote en kleine, vaak ingewikkelde projecten werd het verkrijgen van de benodigde handtekeningen per project haast onmogelijk. Het ondertekenproces kon zo drie weken in beslag nemen. De Nijs maakt sinds november 2018 gebruik van de ondertekenoplossing van ValidSign en procesoptimalisatie was hiervoor de primaire aanleiding. Het ondertekenproces van verscheidene bedrijfsprocedures verliep erg omslachtig. Binnen de bouwsector heeft men namelijk vaak te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen omdat er altijd meerdere partijen die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, akkoord moeten geven voor een overeenstemming. “Bastiaan de Geus, Applicatiebeheerder bij de Nijs vertelt: Voorheen werd een document opgesteld, uitgeprint en op het bureau van de eerste tekenbevoegde gelegd ter ondertekening. De documenten bleven lang liggen en moesten vervolgens na interne ondertekening per mail naar de externe ondertekenaars worden gestuurd. Welke na externe ondertekening handmatig gearchiveerd moesten worden. Dit hoeft nu gelukkig niet meer”.

“Ik vind het fantastisch dat de directie ook na werktijd vanuit huis de nodige documenten kan ondertekenen”
Dé oplossing
De Nijs is bij ValidSign terechtgekomen via een concullega die al gebruik maakte van de oplossing. “Wij realiseerden ons dat de ondertekenprocessen binnen het bedrijf efficiënter gemaakt konden worden”, aldus Diane Naber, Administratief medewerker inkoop.
Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem Docstream. “Documenten worden door de koppeling meteen na ondertekening op de juiste plek gearchiveerd in Docstream en zijn achteraf gemakkelijk in te zien”, aldus De Geus. De ondertekenoplossing heeft ervoor gezorgd dat contracten sneller gesloten worden omdat tekenbevoegden waar dan ook ter wereld, dezelfde dag nog de benodigde documenten kunnen ondertekenen en terugsturen. Hierdoor zijn weken verandert in dagen of zelfs uren. Dit verkleint de afstand tussen het directiesecretariaat, de medewerkers werkzaam op locatie en de kantoormedewerkers. “Ik vind het fantastisch dat de directeur ook na een lange werkdag, thuis de nodige documenten kan ondertekenen”, vertelt Naber.
Kort na de implementatie op afdeling Inkoop volgden meer afdelingen binnen de Nijs. De oplossing wordt tegenwoordig ook ingezet door het directiesecretariaat voor de ondertekening van onderaannemersovereenkomsten en de ICT afdeling laat gebruikersovereenkomsten ondertekenen via ValidSign.

Betrouwbaarheid en transparantie
“De ondertekenoplossing van ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen de Nijs”, aldus De Geus. Een belangrijke oorzaak hiervan is de volledige rechtsgeldigheid die de oplossing biedt. Er worden regelmatig miljoenencontracten gesloten door de Nijs waarvoor dit van essentieel belang is. Voor de directie was dit dan ook een vereiste. De natte handtekening wordt vervangen door een digitale handtekening zonder dat de sterkte ervan verandert. Naast betrouwbaarheid kan de Nijs met ValidSign ook transparantie bieden aan partners en klanten door het invoegen van haar eigen huisstijl in het ValidSign platform. Dit werd meteen na de aanschaf van de oplossing gevisualiseerd en geïmplementeerd.

Een toekomst met ValidSign
Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen de Nijs. Zodra ook de afrekenstaten met de oplossing van ValidSign ondertekend kunnen worden zal het zich hoogstwaarschijnlijk over het gehele bedrijf verspreiden. Dit, omdat bedrijfsleiders met een enorm bereik binnen de organisatie dan ook met ValidSign zullen gaan werken. Er zullen dan meerdere integraties moeten worden ontwikkeld omdat er binnen de Nijs gebruik wordt gemaakt van verschillende programma’s. “Dit zal in de nabije toekomst zeker gaan gebeuren, wat uiteindelijk zal leiden tot volledige digitale ondertekening binnen onze organisatie”, aldus de Geus.