10 vragen en antwoorden over de GIBIT

Doe je zaken met gemeenten? Dan krijg je hoogstwaarschijnlijk te maken met de GIBIT: de IT-inkoopvoorwaarden die de meeste gemeenten hanteren. In oktober 2020 publiceerde de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een nieuwe versie van de GIBIT. In dit artikel zetten we de belangrijkste informatie voor je op een rij.

Voor het laatst bijgewerkt in juni 2022

Wat zijn de GIBIT?

GIBIT staat voor Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT. De GIBIT zijn een initiatief van VNG Realisatie, een onderdeel van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Er was bij gemeenten behoefte aan uniformering en professionalisering van het inkoopbeleid. De GIBIT zijn een middel bij die uniformering en professionalisering. De eerste versie van de GIBIT is in 2016 gepubliceerd. In 2020 is een herziene versie gepubliceerd.

Hoe zien de GIBIT er uit?

De GIBIT zijn opgebouwd uit drie hoofdstukken: 1. Algemeen deel; 2. Privacy, beveiliging en archivering; en 3. Hosting.

De GIBIT zijn volgens de VNG gebaseerd op de ARBIT, de Algemene Rijksvoorwaarden bij IT. VNG was van mening dat er aanpassingen nodig waren omdat gemeenten specifieke eisen en wensen hebben die afwijken van het rijk. Bij sommige afwijkingen is dat ook te begrijpen. Zo zijn de Gemeentelijke Kwaliteitsnormen, die specifiek voor gemeenten zijn samengesteld, integraal gekoppeld aan de GIBIT. Bij veel andere afwijkingen van de GIBIT is die keus niet zo duidelijk. De afwijkingen zijn zo groot dat leveranciers zich echt moeten verdiepen in beide sets voorwaarden als ze zaken doen met de overheid.

Zijn de GIBIT eenzijdig?

De GIBIT zijn inkoopvoorwaarden, opgesteld vanuit gemeenten. Ze zijn dan ook geschreven in het voordeel van gemeenten en daarmee niet per definitie in het voordeel van leveranciers. In de GIBIT 2020 zijn wel een aantal verbeteringen doorgevoerd die de voorwaarden meer acceptabel maken voor leveranciers dan de versie uit 2016 en de ARBIT.

Wat heeft NLdigital met de GIBIT te maken?

In 2016 is NLdigital gevraagd om input te leveren op de conceptversie van de GIBIT. Ondanks uitgebreide input van NLdigital is daar in 2016 niets mee gebeurd. Lees hier wat wij daar toen over geschreven hebben. Bij de versie van 2020 is dat gelukkig anders gelopen. Er is nauw contact geweest met de opstellers van de GIBIT en dat heeft er toe geleid dat een aantal knelpunten voor leveranciers flink verbeterd zijn. Daarnaast heeft de VNG een permanente dialoog opgezet, waarin NLdigital vaste deelnemer is. Zo kunnen we doorlopend ervaringen delen en verbeteringen aankaarten.

Wie gebruikt de GIBIT?

De VNG wil dat gemeenten altijd de GIBIT gebruiken bij IT contracten. Of dat nu bij een aanbestedingsprocedure is, of een offertetraject waarvoor geen aanbesteding nodig is. Er geldt een comply-or-explain-beleid. De VNG kan gemeenten echter niet dwingen om de GIBIT te gebruiken. Gebruik van andere inkoopvoorwaarden, of de voorwaarden van leverancier is dus mogelijk.

Waar moet ik als leverancier op letten als een gemeente de GIBIT wil gebruiken?

De GIBIT is een vangnet. Er staan veel clausules in die beginnen met de tekst: “Tenzij anders overeengekomen…..”. Een voorbeeld is het artikel over onderhoud (art. 8). Daar staat: “Tenzij anders overeengekomen, verricht Leverancier Onderhoud (…)”. Als er nu geen intentie is om onderhoud te leveren, dan moet dus in de overeenkomst expliciet staan dat inderdaad geen onderhoud zal worden geleverd. Als er nergens in de overeenkomst staat dat geen onderhoud geleverd gaat worden, dan kan de gemeente zich alsnog op de GIBIT beroepen en onderhoud eisen, zonder dat daarvoor een aanvullende rekening gestuurd kan worden. Bij twijfel pakken de tenzij-clausules daarmee nadelig uit voor leveranciers. De tenzij-clausules zijn dus valkuilen voor de leverancier, waar goed op gelet moet worden. Andere belangrijke aandachtspunten zijn:

• de zeer brede formulering van onder andere het gebruiksrecht en het onderhoud;
• het feit dat het intellectuele eigendom op maatwerk naar de gemeente gaat;
• de zware acceptatieprocedure;
• dat een aanzienlijk deel van de vergoedingen pas na oplevering  gefactureerd mag worden;
• en dat de aansprakelijkheidsclausule behoorlijk ruim is

Wat is de GIBIT overeenkomstengenerator?

Naast algemene voorwaarden moet er natuurlijk ook een hoofdovereenkomst komen. In die hoofdovereenkomst leg je de kern van de overeenkomst vast (bijv. wat wordt er precies geleverd, wanneer, en voor welke prijs) en kun je afwijkingen op de GIBIT opnemen. Inkopers die weinig ervaring met IT hebben, vinden het vaak lastig om te onderhandelen over afwijkingen, omdat ze de consequenties daarvan niet goed kunnen overzien. VNG heeft een toolbox ontworpen met een overeenkomstengenerator waarin onder andere een aantal standaard variaties op de GIBIT zijn verwerkt. Leveranciers kunnen toegang krijgen tot de overeenkomstengenerator door een mail te sturen naar gibit@vng.nl.

Zo kunnen ook leveranciers vooraf zien hoe de hoofdovereenkomst er uit komt te zien en welke variaties er binnen de standaard vallen. Als een leverancier de contractengenerator goed kent, kan hij inkopers beter op weg helpen de juiste keuzes te maken. De VNG moedigt dat ook aan. Leveranciers kunnen zo ondersteunen bij het maken van betere en meer evenwichtige contracten.

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in de GIBIT?

Met betrekking tot onderhoud is de tekst aangepast zodat een leverancier niet voor elke storing hoeft te komen opdraven, maar slechts voor die storingen die ook (aantoonbaar) met zijn geleverde prestatie te maken hebben. Ook is de verplichting om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving zo aangepast dat die alleen ziet op het overeengekomen gebruik. De belangrijkste winst geldt voor derdenprogrammatuur: Voor onderhoud op derdenprogrammatuur wordt aangesloten bij de omschrijving van de derde leverancier. Zo wordt voorkomen dat een leverancier tot meer onderhoud verplicht is dan zijn toeleverancier hem levert. Hiermee wordt beter bij de bestaande praktijk aangesloten.

De verplichting om gratis een automatische licentie te leveren aan andere gemeenten op aanvullend maatwerk is verwijderd (art. 12.3 jo 17.5). Dit was voor leveranciers een onwerkbare clausule en het is dan ook goed dat de clausules zijn aangepast.

De verplichting om intellectueel eigendom op maatwerk over te dragen is gehandhaafd, maar de (optionele) eis om dat maatwerk vervolgens weer terug te kopen is verwijderd.

De aansprakelijkheidsclausule is drastisch gewijzigd. Helaas wordt nog steeds aangehaakt bij een schadevergoeding per gebeurtenis, een begrip waarmee in de IT, anders dan in de fysieke wereld niet goed gewerkt kan worden. De lijst met (voor discussie vatbare) schadeposten is wel verwijderd. De schadevergoeding is beperkt tot 10 maal de jaarvergoeding per gebeurtenis met een maximum van 20 maal de jaarvergoeding per jaar. Weliswaar is dit een extreem hoog en daarmee zeer ongebruikelijk maximumbedrag, dat ook al snel buiten ieder standaard verzekerd bedrag zal vallen, maar er is nu in ieder geval een maximumbedrag opgenomen. In de overeenkomstengenerator is ruimte gemaakt om het maximumbedrag aan te passen op de specifieke overeenkomst.

Tot slot is er een wijziging met betrekking tot het doorleggen van boetes die zijn opgelegd door toezichthouders. In de versie van 2016 stond dat de leverancier de gemeente diende te vrijwaren tegen boetes van toezichthouders. Die tekst is genuanceerd. Als de leverancier aansprakelijk is, kunnen boetes slechts worden doorgelegd in geval de boete ook rechtstreeks aan de leverancier opgelegd had kunnen worden, maar niet is opgelegd. Ook moet de leverancier vroegtijdig geïnformeerd worden en in staat gesteld worden om verweer te voeren.

Wat staat er niet in de GIBIT?

Er wordt weinig of geen aandacht besteed aan maatwerkontwikkeling, hoe moet worden omgegaan met agile, of SaaS.

Waar vind ik meer informatie?

Meer informatie over de GIBIT vind je op de site van de VNG. Daar zijn diverse documenten te vinden die ook relevant zijn voor leveranciers.

De tekst van de GIBIT is te vinden via eerder genoemde toolbox en overeenkomstengenerator, of via onze juristen.